Souvent connu pour être une tâche chronophage, le traitement du courrier en entreprise nécessite beaucoup de temps. Malheureusement les entrepreneurs individuels et les chefs d’entreprises sont très souvent en déplacements, en rendez-vous ou tout simplement occupés par la gestion de leurs sociétés. Des situations qui peuvent entacher/entraver la gestion de leurs courriers postaux.
Pour simplifier les procédures internes, il est conseillé de recourir à la numérisation de courriers. Le courrier est ensuite mis à la disposition du client sur un cloud sécurisé ou bien sur notre logiciel GED. Disponibles et téléchargeables à tout moment, vos courriers seront tous au même endroit et en sécurité grâce à la numérisation de courriers.
Quels avantages offrent la numérisation de courriers ?
De nombreux avantages s’offrent aux entreprises lorsqu’elles décident de passer le cap de la digitalisation.
- Simplifiez l’organisation : la numérisation de courriers simplifie le tri et le classement du courriers puisqu’une fois numérisé les courriers sont stockés virtuellement dans un espace en ligne. De ce fait, vous pouvez accéder à n’importe quel document quand vous le souhaitez et surtout d’où vous le souhaitez. Vous faites ainsi des économies sur les espaces de stockages physiques tout en réduisant les tâches chronophages au sein de votre structure.
- Sécurisez votre courrier : Avec la numérisation de courriers vous réduisez les risques de pertes ou d’erreurs puisque tout est centralisé sur une seule et même plateforme.
- Accédez simplement et rapidement : L’avantage principal en souscrivant à la numérisation de courriers est l’accessibilité quotidienne à n’importe quel courrier. Une fois arrivé chez MyFacteur, votre courrier est trié, identifié, numérisé puis mis à votre disposition le plus souvent au format PDF.
- Gagnez du temps : En confiant la gestion de votre courrier vous gagnerez automatiquement du temps et pourrez consacrer ce temps à certaines taches plus importantes.
- Fluidifiez vos échanges : En tant qu’entreprises nous recevons beaucoup de courriers, qu’ils soient publicitaires ou nécessaires à l’entreprise, nous devons donc trier les plis et ensuite les dispatcher dans les bons services. Il en est de même pour les administrations publiques ou toutes autres organisations. Avec la numérisation de courriers ces tâches longues et fastidieuses disparaissent et n’influeront plus sur la fluidité des échanges.
- Pensez écologie : Si votre entreprise pratique la démarche « zéro papier », la numérisation de courriers s’avère être nécessaire.
Pourquoi faire appel à un prestataire de numérisation de courriers ?
Optez pour un prestataire de numérisation de courriers vous assure une qualité d’image optimale grâce à l’utilisation de scanners professionnels. À défaut vous pouvez vous retrouver avec des phrases incomplètes ou illisibles et ne pas pouvoir exploiter vos documents.
Un prestataire spécialisé facilitera grandement le travail de vos équipes en charge du courrier puisqu’il recevra directement vos courriers, les numérisera et vous les mettra à disposition sous forme de fichier numérique. Votre entreprise n’a plus rien à faire puisqu’elle recevra tous ses courriers par voix dématérialisée.
A qui s’adresse la numérisation de courriers ?
- La numérisation de courriers peut intéresser toutes entreprises, petites ou grandes quel que soit le nombre de courriers reçus par jour. Il suffit de vouloir se défaire des tâches répétitives pour se concentrer sur la croissance de son entreprise.
- Que vous soyez constamment en déplacement ou très occupé au bureau, il est important de traiter votre courrier au jour le jour pour ne pas vous retrouver noyé sous la paperasse. Avec ce service vous aurez votre courrier à disposition partout et tout le temps avec vous.
- Avec MyFacteur, vous n’êtes pas obligé de domicilier votre entreprise chez nous si cela vous parait trop complexe. Vous pouvez soit effectuer une redirection temporaire de votre courrier soit nous envoyer directement vos courriers pour la numérisation.
Sources :
https://www.kandbaz.com/domiciliation/numerisation-courrier-avantages/
https://sedomicilier.fr/articles/avantages-numerisation-courrier-entreprise
https://www.scancenter.fr/actualites/les-benefices-de-la-numerisation-de-votre-courrier-entrant-rh/
https://www.quadient.com/fr/blog/digitaliser-le-traitement-de-votre-courrier-entrant-quels-avantages
